Il tratto distintivo di un ristorante è il cibo che viene servito ai clienti. La qualità deve sempre essere mantenuta a un livello altissimo, a prescindere dal personale presente in cucina e dal numero di locali che ci si trova a gestire. Una gestione efficiente delle ricette in cucina si riflette in un’ottimizzazione dei costi sostenuti per gli ingredienti, una migliore organizzazione del magazzino e un’esperienza cliente ottima.
Per questo i migliori gestionali per la ristorazione includono funzioni che consentono di:
- impostare e monitorare le ricette
- gestire e rendere efficiente il magazzino
- calcolare i costi delle ricette e dei prodotti finiti
Come migliorare la gestione ricette cucina
Oltre alla certezza che il personale di cucina segua la ricetta e i tempi di cottura previsti, è importante che il titolare o il gestore del ristorante abbia un forte controllo sul food cost.
Il costo del piatto dipende infatti dalla ricetta, con i relativi ingredienti e dalla capacità produttiva, quindi dal tempo impiegato per la preparazione.
Vediamo ora quali sono le best practice per la gestione ricette cucina nel mondo della ristorazione.
Impostare e monitorare le ricette
Con l’applicazione di un sistema di gestione delle ricette è possibile renderle standard, a garanzia della qualità nei processi di preparazione da parte di tutti gli staff di cucina.
La standardizzazione delle ricette semplifica il lavoro degli chef, grazie a procedure dettagliate che li guidano passo dopo passo nella scelta degli ingredienti, delle porzioni, nella preparazione e nell’impiattamento.
La presentazione del cibo ricopre un ruolo importante nell’esperienza dei clienti con il cibo e uno dei must della ristorazione è l’omogeneità nell’impiattamento. I gestionali di ultima generazione consentono di visualizzare a schermo e fornire istruzioni sull’intero schema di presentazione, dalle posate ai piatti all’indicazione degli esatti componenti e delle porzioni che la compongono.
In questo modo il personale riceve istruzioni chiare, evitando errori che rischierebbero di compromettere la coerenza nella presentazione e nel gusto dei piatti proposti.
Quando la ricetta è standard, infatti, pur variando il prodotto a seconda dei fornitori scelti, ci si può avvicinare per quanto possibile alla omogeneità di gusto e il cliente può aspettarsi di trovare lo stesso sapore ad esempio in locali diversi della stessa catena.
Se i fornitori sono scelti centralmente, la sede ha facoltà di controllare il rispetto degli standard qualitativi e verificare che il singolo punto vendita o il franchisee acquisti gli ingredienti solo dalla propria piattaforma o dai rivenditori autorizzati.
Con l’uso di sistemi gestionali che permettono di distribuire automaticamente in cucina le comande conseguite, il processo di preparazione dei piatti viene organizzato avviato e gestito in modo ordinato in base alle postazioni in cucina. La visualizzazione chiara dai monitor o dalle stampanti permette di creare ogni piatto in base alle richieste di ciascun cliente senza creare confusione o fare errori dovuti alla cattiva interpretazione delle comande prese a mano. Inoltre, le eventuali ritardi nella preparazione possono essere segnalati al personale di sala e gestiti per garantire la migliore esperienza.
La tecnologia a disposizione dei ristoratori oggi permette anche di analizzare statistiche e report per migliorare la velocità complessiva di servizio. Non solo, grazie al calcolo dello storico delle vendite effettuate, è possibile prevedere l’afflusso di clientela e persino i consumi di ciascun piatto, per avere sempre sotto controllo la gestione delle scorte in magazzino, stimare le spese, determinare i prezzi di contratto e ottimizzare la comunicazione con i fornitori.
Gestire e rendere efficiente il magazzino
Per controllare e limitare una delle voci di costo più importanti del ristorante, il cibo, esistono applicazioni di back office completamente integrabili nel sistema di cassa a sua volta collegato a quello di cucina. Il food cost viene calcolato sulla base delle ricette caricate che comprendono informazioni su materie prime, costi, unità di ricevimento e fornitori, dei dati di vendita, dell’inventario e degli acquisti, consentendo di generare un Conto Economico indicativo.
I gestionali elaborano anche report specifici che indicano, oltre al costo del cibo, gli scarti, le giacenze, il contributo di ciascun prodotto venduto alla redditività complessiva e la velocità di servizio.
I software per la gestione del magazzino facilitano le operazioni di inventario, impostandone la frequenza e definendo aree di stoccaggio personalizzate per i singoli articoli.
Grazie alla previsione delle vendite future e degli approvvigionamenti programmati, gli ordini ai fornitori esterni possono essere generati in automatico riducendo il rischio di dimenticanze o fraintendimenti. I sistemi evidenziano anche eventuali anomalie nei costi al momento della ricezione merce.
Calcolare i costi delle ricette
I costi delle materie prime indicati nel sistema di gestione del magazzino sono usati per il calcolo del costo totale della ricetta e del prezzo del menù con il profitto che si desidera ottenere applicando il margine necessario. È fondamentale determinare con precisione il costo del cibo e le quantità di singoli ingredienti necessarie a realizzare una ricetta: oltre a tenere sotto controllo le spese è possibile infatti ottimizzare il lavoro dei collaboratori.
Finché i volumi di vendita e di affluenza si limitano a un solo ristorante, sono gestibili anche manualmente e i costi possono essere monitorati senza l’ausilio di un software specifico. Vero è che spesso, per eseguire calcoli corretti e regolari, si perde molto tempo che potrebbe essere invece dedicato all'attenzione ai clienti e alla gestione del personale.
Per fare fronte a volumi di vendita più alti o alla gestione di più locali, l’uso di un sistema che supporti tutte le attività del ristorante diventa, più che un accessorio, uno strumento essenziale per continuare a garantire la giusta cura alla preparazione delle ricette, al servizio ai clienti e alla creazione di un ambiente di lavoro sereno.
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