Il ricevimento merci è uno dei momenti più delicati all’interno di un centro di distribuzione. Merce consegnata e fatturata che non corrisponde a quella ordinata si traduce in una perdita economica notevole, nonché in uno svantaggio in termini di efficienza.
Come ottimizzare e rendere più facile l'arrivo delle merci? Ne parliamo nell’articolo di oggi!
Dal ricevimento merci alla distribuzione: come ottimizzare la catena logistica
All’interno di un centro di distribuzione, il momento del ricevimento merci è quello in cui i prodotti entrano all’interno del magazzino. Se non gestita nel modo corretto, questa fase - frutto del lavoro simultaneo di persone, macchine e software - può essere molto critica e portare a colli di bottiglia che rischiano di compromettere la produttività dell’azienda.
Il ricevimento merci comporta infatti tre attività fondamentali per l’esecuzione corretta della procedura.
1. Pianificazione
Fare una corretta pianificazione di ciò che deve essere consegnato è importante per evitare intoppi e problemi, soprattutto nelle baie di scarico (le zone dove avviene lo scarico delle merci dai camion). Deve esserci una comunicazione efficace tra tutti gli operatori della catena per rendere il processo più fluido e rapido.
2. Controllo
Una volta consegnata la merce, bisogna subito accertarsi che ciò che è arrivato corrisponda effettivamente all’ordine e che l’imballo e il contenuto siano in perfette condizioni.
Particolare attenzione va riservata ai prodotti freschi e ai farmaci, che devono rispettare la catena del freddo per essere conservati nel modo giusto. Questi prodotti vengono di solito smistati nell’immediato, per essere subito consegnati ai negozi.
Un sistema automatico comunica direttamente al fornitore tutte le eventuali criticità, ottimizzando i tempi e permettendo una risoluzione più snella e rapida.
3. Allocazione
Le merci in entrata devono essere smistate nel flusso corretto, affinché vengano posizionate sugli scaffale a seconda delle loro caratteristiche e delle priorità. Per farlo (e per garantirne la tracciabilità) è necessario che tutte vengano registrate ed etichettate. È cruciale anche disporre di un piano di azione sia per le merci ricevute, ma non preventivate.
Un software gestionale è un valido supporto in ognuna di queste fasi perché aiuta a monitorare l’arrivo delle merci a 360 gradi e a tenere sotto controllo la situazione all’interno del magazzino:
- migliorando la tracciabilità
- ottimizzando la gestione delle scorte
- riducendo gli errori
- rendendo le operazioni più veloci
Perché un software gestionale migliora il ricevimento merci
I centri di distribuzione moderni spesso decidono di automatizzare molte attività, che altrimenti causerebbero perdite di tempo notevoli, oltre all’ampia probabilità di errore.
Automatizzare le attività ripetitive e prevedibili permette infatti di incrementare l'efficienza delle fasi operative e di alleggerire il lavoro del personale, che può essere impiegato nella realizzazione di compiti meno faticosi e a più alto valore aggiunto.
Ecco, di seguito, alcuni aspetti problematici che si possono risolvere avendo a disposizione soluzioni tecnologiche adeguate.
Conteggio manuale degli articoli
Contare manualmente le merci in arrivo, oltre a rendere i costi di manodopera molto elevati, incrementa il rischio di errore e imprecisioni.
Un software adeguato permette di monitorare e gestire il magazzino in modo automatico, riducendo il margine di errore umano e garantendo che ogni articolo sia registrato in modo corretto. In questo modo, è possibile avere dati precisi e aggiornati riguardo alle scorte e alle necessità di riordini, per evitare di ritrovarsi con merce in eccesso o mancante.
Resoconti e note cartacei
Annotare manualmente le consegne è un metodo inefficiente e impreciso, in cui la possibilità di sbagli e incomprensioni è davvero elevata.
Sostituire carta e penna con uno scanner di codici a barre velocizza il processo, riduce la probabilità di errore e rende più efficiente non solo il momento del ricevimento merci, ma tutte le attività legate alla gestione del magazzino.
Mancanza di tracciabilità
La tracciabilità è un tema fondamentale, soprattutto quando si verifica un problema con un lotto di produzione o un rischio per la salute dei consumatori.
In questo caso, bisogna poter risalire in modo rapido ai prodotti o ai lotti in questione: i moderni gestionali consentono di avere piena visibilità dei prodotti, dall’entrata in magazzino alla spedizione e, quindi, di gestire al meglio ogni situazione.
Nessun processo di ricevimento merci
Non avere un processo di ricevimento merci obbliga a effettuare più controlli periodici delle scorte per verificare costantemente che i dati di inventario siano corretti. Questo comporta un dispendio di tempo, costi e inefficienza.
L'entrata merci è il cuore del magazzino, perché ogni processo successivo dipende dalla sua corretta esecuzione. L'utilizzo di flussi di lavoro che monitorano e registrano l'inventario al momento dell'ingresso in magazzino offre vantaggi per l'intero percorso di evasione degli ordini.
Con un WMS adeguato, i dati dell'inventario vengono aggiornati su tutte le piattaforme non appena i prodotti vengono scansionati all'ingresso.
Mancato controllo rispetto a un ordine di acquisto
Non verificare le merci ricevute rispetto a un ordine d'acquisto obbliga ad effettuare regolari prelievi di magazzino per garantire i livelli corretti delle scorte. Inoltre, si rischia di perdere opportunità di vendita, di scontentare i clienti e di incorrere in pagamenti eccessivi per le giacenze.
Con un sistema di gestione del magazzino, le merci scansionate vengono automaticamente confrontate con l’ordine di acquisto, eliminando la necessità di farlo manualmente e rendendo il processo più semplice e veloce.
Store 3.5 è il software gestionale che permette di avere un controllo totale di tutte le dinamiche legate al mondo della logistica e del magazzino. Una soluzione innovativa, che consente di gestire ogni fase del processo, dal ricevimento merci allo scarico, all’allocazione degli articoli, alla gestione delle anagrafiche, fino ad arrivare alla spedizione.
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